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Aufwendige Projekte mit dem Kaizen Prinzip meistern

Wie du große Projekte mit dem Kaizen Prinzip meistern kannst

Jetzt wo die Hochzeits-Hochsaison sich dem Ende neigt, ergibt sich wieder mehr Zeit für Ideen und Projekte. Ganz sicher haben viele von euch eine lange To Do-Liste für den Herbst und Winter. Gefüllt mit kleinen und großen Aufgaben. Vielleicht sogar mit einer ganz großen Aufgabe, die man schon ewig vor sich herschiebt und gerne meistern würde, aber nicht weiß wie.

Vielleicht wollt ihr eine neue Webseite launchen, euer Marketingkonzept überarbeiten oder euch komplett neu erfinden, doch gestartet habt ihr noch immer nicht mit der Arbeit. Wer kennt das nicht? Man steht vor einer Mammut-Aufgabe und ist so überwältigt davon, dass man gar nicht weiß, wo man anfangen soll. Plötzlich findet man tausend andere Aufgaben, die unbedingt erledigen werden müssen – beispielsweise den Keller aufzuräumen…

Die gute Nachricht ist: So geht es vielen Menschen. „Schuld“ ist das menschliche Gehirn, welches  simpel erklärt bei großen Herausforderungen bestimmte Mechanismen in Gang setzt – dazu gehört Angst auszulösen und das Denken zu minimieren. Das war vor Jahrtausenden ganz hilfreich, um bei einem Raubtierangriff nicht gefressen zu werden, macht uns aber heute ziemlich zu schaffen. Bei großen Projekten, die uns mental aber auch zeitlich herausfordern, bekommen wir Angst, unsere Gedanken blockieren uns und wir beginnen zu zweifeln, „kann ich das?“.

Ja. Kannst du. Jede noch so große Aufgabe ist machbar. Die Dauer und Intensität der Umsetzung kann variieren, eventuell musst du dir Wissen einkaufen, etwas Neues erlernen und öfter ausprobieren, doch die Machbarkeit bleibt bestehen. Du musst nur die für dich richtige Technik der Umsetzung finden und dann ins Abenteuer springen.

Das Kaizen Prinzip – meine Lieblingstechnik für die Bewältigung großer Projekte

Kaizen ist eine japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie, deren ursprüngliches Prinzip das Streben nach stetiger Verbesserung bedeutet. Kaizen wurde vor allem durch den größten Automobilhersteller der Welt, Toyota, bekannt. Der japanische Riese setzte Kaizen zur Verbesserung der Unternehmensstruktur und dessen Abläufe ein und sichert sich damit bis heute seine Marktposition.

Das Brillante an Kaizen ist die Methodik der Umsetzung. Es geht immer darum in kleinsten Schritten zu denken. Große Aufgaben können einen erschlagen, kleine Schritte hingegen können besser verstanden, umgesetzt und auch verbessert werden. Toyota beispielsweise fragte seine Mitarbeiter nicht „Wie kann das Unternehmen erfolgreicher werden?“, sondern „Welche kleinste Verbesserung kannst du an deinem Arbeitsplatz herbeiführen?“. Keiner der Mitarbeiter hätte sich zugetraut das Unternehmen zu retten, aber jeder konnte an seinem Arbeitsplatz und bei den dortigen Abläufen eine kleine Verbesserung herbeiführen – was schlussendlich in der Summe zum anvisierten Erfolg des Unternehmens führte.

Kaizen ist aber nicht nur zur Verbesserung von Prozessen prima, sondern auch um große Projekte zu bewältigen. Ich meistere mit Kaizen gerade mein erstes Buchprojekt und mit diesen drei Schritten zähmst auch du dein Mammut Projekt:

1. Teile Dein Projekt in kleinste Schritte auf

Wir haben gelernt: groß ist beängstigend, klein erscheint machbar. Also, teile dein Projekt in Einzelthemen und diese wiederum in kleinste Einzelschritte auf. Und mit klein meine ich wirklich klein. Am Ende müssen zig Mini-Aufgaben auf Deiner Liste stehen, die du dann zeitlich ordnest und nacheinander abarbeitest.
Das praktische ist, dass man ganz kleine Mini Schritte auch auf einen Zettel schreiben kann. Falls man einmal nur 10 Minuten am Tag für das Projekt zur Verfügung stehen hat, fischt man sich eine Mini Aufgabe raus und hat zumindest etwas getan. Dieser Trick hilft übrigens auch wunderbar, um in ein Thema reinzukommen, wenn man gerade nicht so richtig Lust dazu hat. Nach zwei, drei Zetteln ist man nämlich schon mittendrin und merkt „hey, ich kann das“. Das macht Mut und gibt Auftrieb!

2. Stelle dir kleine Fragen

Das Gehirn liebt Fragen, solange sie nicht zu groß sind und unsere Neugierde wecken. Deswegen mögen wir auch Rätsel & Co. Wenn es also mal an einer Stelle hakt, dann stelle dir kleine Fragen mit denen dein Gehirn spielerisch Schritt für Schritt zur Lösung gelangen kann. Bei meinem Buch beispielsweise habe ich mir bei den Kapiteln nicht die große und allgemeine Frage gestellt, was ich im jeweiligen Kapitel schreiben will, sondern kleine Fragen wie „Was fragen mich die Brautpaare zu diesem Thema?“ oder „Welche Stichpunkte fallen mir zu diesem Thema ein?“, und „Welche Anekdote fällt mir dazu ein?“ sowie andere Fragen – aber nicht alle auf einmal natürlich. 😉

3. Konzentriere dich auf den aktuellen Mini-Schritt

Nur weil man ein Projekt in kleinste Schritte aufgeteilt hat, vergisst das Gehirn natürlich nicht, dass es sich um eine Mammut-Aufgabe handelt. Hier und da kommt deshalb sicher immer mal Panik auf, besonders wenn man sich ein konkretes Zeitfenster vorgegeben hat. In solchen Momenten ist es wichtig, sich nicht beirren zu lassen und auf den aktuellen Mini-Schritt zu konzentrieren. Jeder Schritt ist wichtig und muss gemacht werden, um weiterzukommen. Also akzeptiere das und erledige den Schritt bewusst und bestmöglich. Denk dran: Jeder Schritt für zum nächsten und irgendwann bist du am Ziel angekommen.

Ich wende das Kaizen Prinzip nicht nur im Business an, auch für die persönliche Entwicklung finde ich ist es eine wunderbare Technik. Eines meiner Lieblingsbücher zu diesem Thema ist Kleine Schritte, die Ihr Leben verändern: KAIZEN für die persönliche Entwicklung“ von Robert Maurer. Darin wird das Kaizen-Prinzip in persönlichen Lebensbereichen angewendet und unter anderem erklärt, wie man durch die richtigen „kleinen Fragen“ die Kreativität fördert.  Ein wirklich tolles Buch!

Was ist dein Kaizen? Wie meisterst du großer Projekte? Teile deine Tipps einfach hier oder bei Facebook, wir freuen uns.